Es un instrumento o
herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que
desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado
técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que
resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las
rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales,
ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de
los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las
decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y
estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de
los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores
que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se
indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el
período
La elaboración de un
manual de funciones consta de siete pasos:
·
Visita a la empresa
y entrevista con los responsables para la obtención de información sobre: la
organización de la empresa, el objetivo que tiene y las características de las
diferentes áreas y puestos de trabajo.
·Análisis del estado de la organización de la empresa.
·Documentación y racionalización del estado actual de la
organización.
·Elaboración de un anteproyecto de manual de funciones.
·Contrastar el contenido del anteproyecto con el personal de la
empresa.
·Modificación, correcciones y/o ampliaciones del anteproyecto si
las hubiera.
·Presentación del manual de funciones de la empresa.
Beneficios y
utilidad que tiene un manual de funciones:
·Al determinar y delimitar los campos de actuación de cada colaborador,
permite que las personas interaccionen con un mayor conocimiento de su rol
dentro de la empresa, lo que ayuda en el proceso de comunicación, integración y
desarrollo.
·Elimina desequilibrios en cargas de trabajo, omisiones, duplicidad
de funciones, cuellos de botella, circuitos de trabajos irracionales, etc…
·Es un instrumento muy útil para planificar la plantilla de la
empresa y la posible variación de los puestos de trabajo, así como para definir
planes de carrera.
·Los conocimientos específicos la empresa puede poseer al elaborar
el manual de funciones.
Las descripciones de los
puestos suelen estar compuestas, al menos, por los siguientes apartados:
·Identificación del Puesto: ¿Dónde está situado y cómo se denomina
un determinado puesto de trabajo en la Organización?
·Finalidad o Misión: ¿Para qué existe el puesto en la Organización?
¿Cuál es su razón de ser?
·Áreas de Eficacia/Resultados: ¿Qué resultados se esperan del
puesto?
·Funciones/Actividades/Tareas: ¿Qué hace y en qué consiste lo que
hace? ¿En qué fundones se agrupan sus actividades?
·Relaciones Jerárquicas y Funcionales: ¿Qué relaciones de
funcionamiento tiene y el fin de las mismas?
·Responsabilidad.
·Condiciones de Trabajo. ¿En qué condiciones ambientales opera el
puesto?
·Riesgos Potenciales: ¿Qué riesgos laborales conlleva el puesto de
trabajo?
·Requerimientos del Puesto: ¿Qué características y capacidades debe
reunir el titular del puesto para un desempeño exitoso?
·Competencias profesionales. ¿Qué competencias profesionales son
necesarias para tener un rendimiento excelente en el puesto?
IMPORTANCIA DEL
MANUAL DE FUNCIONES.
El MOF contiene
esencialmente la estructura organizacional, comúnmente llamada Organigrama, y
la descripción de las funciones de todos los puestos en la empresa. También se
suele incluir en la descripción de cada puesto el perfil y los indicadores de
evaluación.
Hoy en día se hace mucho más necesario tener este tipo de documentos, no solo
porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, etc.), lo requieran,
sino porque su uso interno y diario, minimiza los conflictos de áreas, marca
responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc.
La comunicación es un proceso por el que los individuos interaccionan entre
sí, mediante símbolos que representan información, ideas, actitudes y emociones
con el fin de influirse mutuamente.
Hoy está teóricamente asumido que la comunicación es una actividad
consustancial a la vida de la organización, es "la red que se teje entre
los elementos de una organización y que brinda su característica esencial.
Elementos de la comunicación:
. El emisor: Elemento que genera la información y dirige todo su
proceso.
· El
canal: por donde discurre la información.
· El
código usado para la transmisión: palabras o expresiones corporales
comprendidas inicialmente de la misma manera por todos los usuarios.
El receptor: Elemento que recibe la información e intenta comprender su
significado.
Comunicación efectiva
Se puede
considerar que una comunicación es efectiva cuando existe coherencia entre el
lenguaje corporal y el verbal escogiendo el momento, las palabras y la actitud
apropiada.
El mensaje
que se desea comunicar ha de llegar a la persona o grupos considerados
apropiados para recibirlos y seguidamente se produzca el cambio de conducta
esperado en el receptor.
La
comunicación facilita la especialización, diferenciación y maduración del
individuo y este usa su sistema comunicativo para:
· Recibir y
transmitir mensajes y obtener información.
· Operar con la
información existente a fin de deducir nuevas conclusiones que no habían sido
directamente percibidas, y para reconstruir y anticipar hechos futuros.
· Iniciar y
modificar procesos fisiológicos dentro de su cuerpo.
· Influir y dirigir a otras personas y acontecimientos
externos.
Los principales requisitos de la comunicación efectiva
son los siguientes:
• Claridad: La
comunicación debe ser clara, para ello el lenguaje en que se exprese y la
manera de transmitirla, deben ser accesibles para quien va dirigida.
• Integridad:La comunicación debe servir como lazo
integrador entre los miembros de la empresa, para lograr el mantenimiento de la
cooperación necesaria para la realización de objetivos.
• Aprovechamiento de la organización
informal: La comunicación
es más efectiva cuando la administración utiliza la organización informal para
suplir canales de información formal.
• Equilibrio: Todo plan de acción administrativo debe
acompañarse del plan de comunicación para quienes resulten afectados.
•Moderación: La
comunicación ha de ser la estrictamente necesaria y lo más concisa posible, ya
que el exceso de información puede ocasionar burocracia e ineficiencia.
• Difusión: Preferentemente
toda la comunicación formal de la empresa debe efectuarse por escrito y pasar
solo a través de los canales estrictamente necesarios, evitando papeleo
innecesario.
• Evaluación: Los
sistemas y canales de comunicación deben revisarse y perfeccionarse
periódicamente.
Barreras de la comunicación.
La
comunicación en ocasiones resulta algo dificultosa que se lleve a cabo, debido
a que existen inconvenientes que hacen que esta no llegue a ser totalmente
eficaz, las principales barreras son las siguientes:
o Psicológicas: Emociones.
o Valores.
o Hábitos de conducta.
o Percepciones.
o Físicas: Ruidos.
o Semántica: Símbolos (palabras,
imágenes, acciones) con distintos significados.
o Otros: Interrumpir.
o Cambiar de tema.
o No escuchar.
o Interpretaciones
o Responder a una pregunta
con otra pregunta.
o Rotulaciones.
Clasificación general
Existen varias clasificaciones de la comunicación, las cuales se citan
posteriormente.
La comunicación se clasifica en directa o indirecta, interpersonal o
colectiva.
o Es directa cuando
se efectúa sin intermediario de un emisor a un receptor, un dialogo, un
conferencista en el auditorio, etc.
o Es indirecta cuando
se dan contactos inmediatos entre emisor y receptor y se interpone un
intermediario; un documento, un escrito, un casete, etc.
En la comunicación humana distinguimos varias modalidades en función de la
cantidad de personas que intervienen en el acto comunicacional. Así hablaremos
de:
• Comunicación intrapersonal: cuando se trata de una comunicación del hombre con sí
mismo.
• Comunicación
interpersonal: Cuando nos referimos a una comunicación
dentro de un grupo.
• Comunicación intergrupal: cuando se establece
entre dos o más grupos.
Existen diferentes razones por las que podemos clasificar los diversos
tipos de comunicación, estos son los siguientes:
• Por razón de los
canales que sigue la comunicación y su contenido se puede dividir en:
Formal: Se origina en la estructura formal
de la organización y fluye a través de los canales organizacionales. Lleva un
contenido querido y ordenado por la empresa. (Correspondencia, instructivos,
manuales, etc.).
Informal: Surge de los grupos informales
de la organización y no sigue los canales formales aunque se puede referir a la
organización, este tipo de organización es de gran importancia, ya que por su
característica puede llegar a influir más que la comunicación formal.
(Comentarios, chismes, rumores, opiniones, etc.)
• Por
razón del receptor pueden ser:
Individual: Cuando va dirigida a una
persona en concreto.
Genérica: Cuando va dirigida a un grupo
sin precisar nombres de personas.
• Por
razón de la obligatoriedad que se espera en la respuesta:
Imperativa:Exige una respuesta precisa.
Exhortativa: Espera una acción sin imponerla
obligatoriamente.
Informativa: Simplemente comunica algo, sin
señalar nada que se espere, al menos en un plazo inmediato.
Comunicación organizacional interna
La
comunicación organizacional es aquella que instauran las instituciones y forman
parte de su cultura o de sus normas. En las empresas existe la comunicación
formal e informal.
LA
COMUNICACIÓN FORMAL: Es aquella donde
los mensajes siguen los caminos oficiales dictados por la jerarquía y
especificados en el organigrama de la organización. Por regla general,
estos mensajes fluyen de manera descendente, ascendente u horizontal.
• LA COMUNICACIÓN DESCENDENTE: (De la dirección o gerencia hacia el
personal) Sirve para enviar los mensajes de
los superiores a los subordinados; uno de los propósitos mas comunes de estos
comunicados es proporcionar las instrucciones suficientes y especificas de
trabajo: “quien, debe hacer que, cuando, como, donde, y por que”.
• LA COMUNICACIÓN ASCENDENTE: Es la que va del
subordinado a hacia los superiores. El principal beneficio de esta comunicación
es ser el canal por el cual la administración conoce las opiniones de los
subordinados, lo cual permite tener información del clima organizacional en
esos ámbitos.
• LA COMUNICACIÓN HORIZONTAL: Se desarrolla
entre personas del mismo nivel jerárquico. La mayoría de los mensajes
horizontales tienen como objetivo la integración y la coordinación del personal
de un mismo nivel.
COMUNICACIÓN
INFORMAL: Es la comunicación en donde el mensaje circula entre
los integrantes de la empresa sin conocer con precisión el origen de éste, y
sin seguir canales establecidos formalmente por la empresa.
La
comunicación informal puede beneficiar o perjudicar a las empresas, según como
se emplee.
De forma
positiva, ayuda a la
cohesión del grupo y a dar retroinformación sobre diferentes aspectos del
trabajo realizado. Este tipo de comunicación aporta incuestionables beneficios
a las personas implicadas en ellas y son útiles a la organización.
De forma
negativa, el rumor o
chisme, es un distorsionador de la productividad y no ayuda, solo demora y
perjudica a las personas y a la organización
Niveles de comunicación
Existen diversos niveles de comunicación dependiendo del sentido de esta y
su grado de manifestarse directamente:
• Nivel uno: La
comunicación más directa y más eficaz, se produce en situaciones en las que las
personas se encuentran cara a cara en una comunicación de doble sentido. Aquí
los símbolos verbales y no verbales son claros para ambas partes y posibilita
la retroinformación instantánea.
• Nivel dos: Aquí la
comunicación es de doble sentido pero no es cara a cara. Aunque es posible la
retroinformación las señales no verbales no son aparentes.
• Nivel tres: Resulta
el nivel menos eficaz de comunicación. Es en un solo sentido, y en empresas se
desarrolla por escrito, no existe retroinformación ni las señales verbales.
Diferencia entre comunicación e
información.
La
comunicación consiste en participar una idea o entendimiento común a otras
personas. Abarca todo tipo de comportamiento que implique un intercambio. El
proceso de comunicación es el que propicia las relaciones entre los integrantes
de la organización, a través del mismo se emite y recibe información, modelos
de conducta, formas de pensar y necesidades de los integrantes.
Mientras que la información es la adquisición de conocimientos que permiten
ampliar o precisar lo que se poseen en una materia determinada. La información
aumenta el conocimiento, comunica novedades, etc.
De esta manera podemos decir que la información complementa la comunicación
ya que lo que se comunica es información en los mensajes, con lo que la
comunicación da un paso más en las relaciones entre los empleados ya que
provoca comportamientos mediante la creación de expectativas, entre otros.
IMPORTANCIA DE
LA COMUNICACIÓN
La comunicación es indispensable para procurar y mantener las buenas
relaciones en todos los ámbitos de nuestra vida, particularmente en la familia,
el trabajo y con las personas más cercanas a nosotros. Aún así enfrentamos
desacuerdos y discusiones sin sentido, provocando -en ocasiones- una ruptura en
las relaciones con los demás. Entender y hacerse comprender, es un arte que
facilita la convivencia y la armonía en todo lugar. Con facilidad podemos perder de vista que la
comunicación entra en el campo de los valores. Precisamente cuando hay
problemas de comunicación en el trabajo, con la pareja, con los hijos o con los
amigos se comienza a apreciar que una buena comunicación puede hacer la
diferencia entre una vida feliz o una vida llena de problemas. El valor de la comunicación nos ayuda a
intercambiar de forma efectiva pensamientos, ideas y sentimientos con las
personas que nos rodean, en un ambiente de cordialidad y buscando el
enriquecimiento personal de ambas partes.
El protocolo y la etiqueta
son el conjunto de normas y conductas que debe llevar una persona ante un
evento, como saber tratar a los demás, el cómo comportarse, y cómo saber poder
llegar a la sociedad de una forma educada y decente mediante la conducta de la
persona.
ETIQUETA
Es el conjunto de reglas y
costumbres que nos permite desenvolvernos adecuadamente en los diferentes
ambientes.
Nos describe un verdadero
sistema de actos sociales, tanto en eventos familiares, como en grandes
ceremonias, que garantizan el respeto mutuo en nuestro entorno,
elementos que nos permiten unas buenas relaciones con los demás, para vivir
mejor.
Los códigos de etiqueta
prescriben y restringen las maneras en que las personas interactúan con los
demás, basados en el respeto para los otros y las costumbres aceptadas en una
sociedad, como por ejemplo: saludar a nuestros familiares, amigos y conocidos,
con calidez y respeto, abstenerse de insultos, ser hospitalaria con los
invitados, usar ropa adecuada, tener un buen comportamiento en la mesa, la
puntualidad, entre otros.
ETIQUETA
EN EL AMBIENTE LABORAL
Etiqueta empresarial
·Ser puntual.
·Tener buen récord de
asistencia.
·No tomar, ni comer en horas de trabajo.
·No chicles.
·No utilizar vocabulario soez.
·No hablar alto, ni gritar.
·Encargarse de su trabajo y llevarlo a cabo.
·Ser confiable y discreto.
ES
DE MALA EDUCACIÓN
·Humedecer los dedos en la boca para pasar las
hojas de un libro o contar billetes.
·Humedecer un sobre con la boca.
·Humedecer los dedos para limpiar una mancha
en la cara, manos o ropa.
·Para toser o estornudas, utilice el pañuelo o
pañuelos desechables, procurando disimular haciendo el menor ruido posible y
voltearse hacia donde no hay personas.
·No se peine; en frente o tras personas, en
los buses, taxis o automóvil, ni en la calle… Por favor Luzca siempre
IMPECABLE.
·Evite toda palabra vulgar.
·No ponga apodos.
·No está permitido masticar chicle; masticar
chicle, perjudica la dentadura, daña la digestión al consumir solo saliva, no
haga bombitas, ni lo ponga bajo el asiento, mesas o escritorio y por favor no
hable mientras en su boca tiene un chicle esto es muy vulgar, por lo que usted
queda sin valía.
PROTOCOLO
Viene del griego
protocollum y significa orden, se refiere al cumplimiento de las reglas
generales que se deben observarse en la realización de actos públicos y
diplomáticos.
Una
persona, no es solo con educación se puede actuar en sociedad. Una persona no
es solo cultura, formación, educación o amabilidad. Una persona es un conjunto
de todos esos elementos, que combinados hacen posible que una persona sea
completa.
GLAMOUR
El encanto que posee una
persona, que ENCANTA, que IMPRESIONA, que DEJA HUELLA. No solo es la belleza
física, es satisfacción elegancia que se ve reflejado en todo aspecto de una
persona, en su manera de vestir, caminar, sentarse, hablar, sonreír, mirar y
pulcritudy no solamente está asociado al lujo y al refinamiento, sino a su manera
de actuar en todo aspecto. El glamour se diferencia de la belleza más simple y
cotidiana, por que una persona puede ser bella, pero si carece de elegancia
pasará inadvertida. La palabra glamour se utiliza
frecuentemente en la moda para designar las características
atractivas de la forma de vestir de determinada época y mercado, el estilo y la
belleza intrínseca; marcando la estética, el exceso, la vanidad,
la atracción
sexual y diversos aspectos de la cultura popular.
IMAGEN
PERSONAL, ES LA IMAGEN DE SU EMPRESA
Como aspecto fundamental,
sumado a la comunicación empleada por el trabajador, al seguimiento de las
políticas de la empresa, a la efectividad en la gestión que adelante cualquier
funcionario, se encuentra el cuidado de la imagen personal como base
fundamental de la imagen empresarial.
Es muy común encontrar en
el medio empresarial, personas que se esmeran por brindarnos una excelente
atención personalizada. Sin embargo, en el momento de establecer un primer
contacto directo, percibe usted algunas situaciones que deterioran la imagen
personal del trabajador y por ende de la empresa.
Los aspectos que
determinan esta imagen es la forma como se viste, los accesorios que emplea, la
forma como se maquilla, el corte del cabello, la forma como lleva el
mantenimiento de las uñas, el color de los zapatos y la correa que utiliza,
cómo lleva el uniforme, como se viste para eventos empresariales, etc.
EL
CABELLO
Para comenzar, la forma
como se lleve el cabello es un principal complemento tanto de la belleza
masculina como femenina. Es importante resaltar que el caso de las mujeres, no
todos los largos o los cabellos cortos quedan bien. Es necesario tener una
asesoría en este sentido para que pueda usted determinar de acuerdo a su edad,
su trabajo o cualquier rol que desempeñe, cual es el corte más indicado.
Adicionalmente, el uso de
tintes puede realzar su belleza pero también deteriorarla. Encontrar en una
empleada tintes ya viejos y que se noten ya dos colores en su cabello,
definitivamente no da una buena impresión, así sea que se desempeñe de forma
excelente y este vestida acordemente. De igual manera ver el cabello recogido,
pegado, sin brillo, denota suciedad y falta de higiene. Lo es también el no
saber controlar enfermedades del cuero cabelludo como la caspa y otros que son
visibles al cliente.
Es también importante el
uso de los accesorios. No es bien visto el uso de muchos accesorios que en vez
de darle un toque de elegancia y/o complemento a la vestimenta, lo que hacen es
perder por completo la elegancia que debe caracterizarla.
LA
SONRISA
Es agradable ver como un
trabajador sonríe a todos sus clientes pues denota alegría, positivismo, buen
ambiente laboral, seguridad. No obstante, al sonreír los dientes deben ir
acompañando esa imagen por la buena limpieza oral que se tenga.
Por lo tanto, la higiene
oral no debe descuidarse, y es importante mantener en el lugar de trabajo, los
elementos necesarios para mantener un buen aliento en todo momento,
especialmente en días donde el trabajo es extenuante y muchas veces no hay
tiempo para realizar esta tarea en su hogar.
Recuerde: la halitosis es
una enfermedad más común de lo que parece, pero es controlable con una adecuada
medicación y una correcta higiene oral.
No se exponga a que sus
clientes salgan espantados por este problema, consulte a su médico
cotidianamente.
LA IMAGEN Y SUS MANOS
Las uñas es otro elemento
de nuestro cuerpo que debe mantenerse adecuadamente más cuando tenemos contacto
directo con nuestros clientes.
El llevarlas sin limar,
sucias, denota un gran descuido y una total falta de higiene. Manténgalas
limpias, si no puede ir al manicurista al menos límelas y píntelas con un
brillo solamente.
No se le ocurra
arreglárselas en público. Evite las decoraciones recargadas. Recuerde: Los
colores claros, le dan a usted mayor elegancia y sobriedad en sus manos.
USO
DE LOS PERFUMES Y LOS DESODORANTES
Muchas personas utilizan
perfumes que son fastidiosos para el olfato de los demás. Tanto para hombres
como mujeres, es recomendable utilizar durante el día olores discretos, que
denoten su elegancia pero no la obstaculice hasta tal punto que las personas no
deseen estar cerca de usted.
En el caso de los
desodorantes, también el mal olor denota una falta de higiene y el uso de estos
con la continuidad adecuada.
Busque una marca que le
permita transpirar normalmente y de acuerdo a su piel, no todas las personas
tienen una misma sudoración por lo tanto requieren de desodorantes que les
sienten bien.
Si el desodorante que ha
escogido no le sirve, reemplácelo inmediatamente por otro.
EL
VESTUARIO
Muchas personas ascienden
seguramente por algunos atributos personales que exhiben al desempeñar su
labor, posición de la cual difiere la autora completamente, sin embargo no se
puede considerar indecoroso mostrar lo que cada uno tiene, pero con cierto
límite más aun en el lugar donde se labora.
Por esta razón, hay que
tener en cuenta que el largo del pantalón no debe ser demasiado largo ni muy
corto, puesto que debe depender del tipo de zapatos que se van a utilizar. De
igual manera no es recomendable usar ningún tipo de pescadores para trabajar
donde usted se desempeñe como ejecutiva de una empresa puesto que denota mucha
informalidad a la hora de presentarse a trabajar. Son recomendadas entonces las
faldas, los pantalones clásicos y los vestidos.
En el caso de las faldas,
su largo no debe sobrepasar los 6 centímetros por encima de la rodilla, no
llevarlas tampoco demasiado ceñidas y no debe la tela que tengan al igual que
los pantalones y vestidos, transparentar la ropa interior pues es de mal gusto.
Así mismo las blusas, no
deben ser transparentes, siempre es recomendable buscar alguna ropa interior
tipo “camisilla” para ser usada por debajo, que le permita ser más discreto con
la transparencia, además de tener en cuenta que las blusas no deben ser muy
escotadas y sin mangas.
En su defecto, la ropa del
hombre debe tener igual cuidado que la de la mujer en el planchado, ya que una
camisa o pantalón arrugado denota una mala presentación y cuidado personal. Así
mismo deben cuidar el largo de los pantalones con el estilo de zapato, cuidar
que las medias combinen con el color del pantalón, el color de la correa o
cinturón combine con los zapatos, y finalmente cuidar de que los puños y cuello
de la camisa estén siempre limpios.
Finalmente, si usted
utiliza uniformes asignados por la empresa, llévelos con decoro. Es
desagradable observar a funcionarios de diferentes empresas llevando uniformes
que por el diseño son elegantes a lo lejos, pero cuando usted se acerca, puede
observar con detenimiento como el descuido afecta inmediatamente su
presentación. Ejemplo: hilos colgando, botones medio sueltos, medias pantalón
rotas, la tela manchada y sucia, etc.
Recuerde que la primera impresión es lo
primero que captan los sentidos al entablar una primera relación personal o
empresarial.
DIFERENTES
VESTUARIOS
PARA CÓCTELES
REUNIÓN SOCIAL CON AMIGOS
LOS
BUENOS MODALES
Son
necesarios para vivir en sociedad, para conseguir las metas que nos hemos
propuesto y para poder disfrutar de una vida tranquila. Hay que saber que en el
trato con las demás personas, hay unas ciertas reglas que deben aplicarse, así
sea o no de tu agrado esa persona.
CÓMO RELACIONARSE
LAS PRESENTACIONES – AUTO
PRESENTACIONES
Por lo general, realizar
una excelente presentación, puede conducir al fortalecimiento de nuevas
relaciones muy importantes para negocios o intercambios, que favorecen
positivamente el desarrollo de la empresa. De ahí su gran importancia.
Como principio
fundamental, las presentaciones se deben llevar a cabo cuando el momento sea el
oportuno o el prudente. Existen situaciones que no ameritan realizar este
vínculo en ese momento, y se peca por imprudente y la atención que se buscaba
obtener se pierde.
Es importante además tener
en cuenta, que las presentaciones pueden ser formales o informales, y
dependiendo de la clase que sea, así mismo es importante utilizar los términos
adecuados.
Es decir, utilizar siempre
el usted, a menos que ya exista la suficiente confianza, y así mismo emplear
expresiones como: “me permito presentarle a”-… “es un honor presentarle a”…”es
un gusto presentarle a”…...así mismo las respuestas serán: “Es un placer
conocerlo”…” Me place conocerle, etc.
Existen situaciones que
muchas personas viven alrededor de las presentaciones. Una de estas es olvidar
el nombre de la persona que se va a presentar o a la que vamos a presentar a
esta. En este caso, una estrategia para poder salir airoso de la situación, es
nombrar el nombre de la persona que recuerde, y decir “Jesús, me permito
presentarte a un amigo”. O “Me permito presentarte al nuevo gerente comercial
de la empresa”. De esta manera la otra persona esbozara su nombre nuevamente, y
podremos recordarlo rápidamente teniendo en cuenta de no olvidarlo. Es la misma
estrategia que usted puede emplear cuando la presentación se dé con personas
familiares o amigas.
En caso de que se presente
una situación especial como presentar a una persona discapacitada, usted debe
esperar que ésta le dé una señal de cómo relacionarse con ella, y seguir con la
mayor normalidad el curso normal de la presentación. Nunca piense que son
personas desvalidas o sordas, o ciegas sin serlo. Analice bien la situación
particular de cada uno y actúe en consecuencia.
LOS
SALUDOS Y DESPEDIDAS
Los saludos al igual que
las despedidas, son expresiones de cordialidad, afecto, fraternidad entre
amigos, familiares y expresiones de relaciones públicas en el entorno laboral.
EN LA FAMILIA.
EN LA EMPRESA
CON LOS AMIGOS.
Algunos más efusivos que
otros, todos denotan un contacto que pretende preservarse a través del tiempo y
que proyecta una imagen correcta o incorrecta de la persona que lo realiza.
Muchos libros de etiqueta
grafican la forma como debe uno saludar y despedirse correctamente, sin
embargo, es definitivo que para hacerlo de una manera agradable, prudente y
correcta, se tenga en cuenta el entorno en que se encuentre.
Es muy común observar que
familiarmente, el prodigar besos en la mejilla es totalmente normal, y que en
otras culturas tal como lo trata el primer capítulo de este libro, en el
entorno empresarial esto se ve bien visto.
Sin embargo en culturas
como la nuestra existen ciertas recomendaciones para hacer de este acto algo
bueno y no criticable dependiendo de la forma como se realice.
Algunas de las recomendaciones son:
·No bese a los jefes delante de personas
ajenas a la empresa aun cuando exista la confianza
·No bese en la mejilla a niños menores
especialmente a los bebés por prudencia, tenga en cuenta que usted tiene
millones de gérmenes en su boca y los niños por lo general son fácilmente
contagiados de virus.
·No rechace un beso que no esperaba para
evitar hacerle un desaire a la persona
·Cuando llegue a donde esté una persona mayor
y saludar, sea hombre o mujer, levántese. No espere que esta se incline hacia
usted para saludarlo.
·Levántese cuando llegue al lugar donde se
encuentra la persona de mayor jerarquía dentro de su empresa.
·Mantenga siempre limpias sus manos, y evite
la sudoración excesiva, para esto existen tratamientos que pueden combatir esta
enfermedad.
·Si usted es mujer, extienda su mano para
saludar o presentarse a otra mujer. Esta recomendación da una correcta imagen
de profesionalismo en donde labore.
·No apriete demasiado la mano de la persona a
la que saluda. Incómoda y afecta su imagen personal.
·Salude con la mano dando un apretón franco,
equitativo, firme, sin tratar de dominar con la mano este momento tan
importante.
·Los apretones flojos, sueltos, no emiten una
correcta imagen y por el contrario da a entender usted falta de compromiso y de
contacto con la persona a la que saluda.
NORMAS DE COMPORTAMIENTO, EDUCACIÓN Y CORTESÍA
·La comida no se huele, el aroma del alimento se notará sin
necesidad de buscarlo.
·No comer despacio ni muy rápido.
·No masticar con la boca abierta.
·No hablar mientras tenga comida en la boca.
·Pedir el favor y dar las gracias cuando le acerquen algún
utensilio.
·Los codos no deben apoyarse en la mesa, sólo los
antebrazos.
LA
ETIQUETA EN EVENTOS EMPRESARIALES
·Uno de los aspectos que se consideran de
mayor importancia para proyectar una correcta imagen empresarial son los
eventos empresariales.
·Y se consideran de mucha importancia ya que
esta ocasión permite poner en práctica, o mostrar, la cultura organizacional y
la cultura que cada persona o trabajador posee.
·Adicionalmente, es una oportunidad para
demostrar que su cultura personal está basada en unos buenos cimientos, y que
las normas de etiqueta no están por demás olvidadas.
·Sin embargo, muchas personas olvidan normas
tan elementales de la etiqueta, que se muestran de una forma equívoca ante los
demás asumiendo actitudes indebidas, más aún cuando se rebosan los límites
normales del alcohol.
·Y este es uno de los aspectos que se deben
cuidar: la ingesta de bebidas y de alimentos que bien pueden afectar su normal
desenvoltura en cualquier tipo de eventos hasta el punto de que algunos olvidan
donde se encuentran y se suben a mesas, imitan a personas del sexo opuesto,
“confiesan” sus sentimientos a compañeros y asumen demás actitudes inadecuadas
a los que los puede llevar el excederse en la ingesta de éste.
·Es recomendable por lo tanto que en eventos
empresariales como las despedidas a alguna persona en particular, en celebraciones
de aniversarios, en eventos promocionales, en fiestas de fin de año, su
etiqueta debe ser impecable evitando exponerse a comentarios que usted mismo
logra de los demás con su comportamiento.
·De igual manera el normal desarrollo de cenas
y almuerzos, debe cuidarse mucho el ingerir el alcohol, ya que estos eventos
donde normalmente se cierran contratos o acuerdos, es de mal gusto que se
aprovechen para extralimitarse en su consumo porque afecta de inmediato la
imagen de su empresa y su imagen personal.
·Así mismo, no debe olvidarse la etiqueta al
vestir, puesto que el hecho que se encuentre en un evento empresarial pero
también es considerado social, usted emita una imagen inadecuada y afecte más
aún su imagen empresarial.
“RECUERDE: TE RECIBEN SEGÚN TE
PRESENTAS, Y TE DESPIDEN SEGÚN TE COMPORTAS”
GLOSARIO
·Cortesía
Es un comportamiento
humano de buena costumbre; en la mejor expresión es el uso práctico de las
buenas costumbres o las normas de etiqueta. Es un fenómeno cultural definido y
lo que se considera cortés en una cultura puede a menudo ser absolutamente
grosero o simplemente extraño en otra.
·Etiqueta
Se utiliza para hacer
referencia al ceremonial de usos, costumbres y estilos que se deben respetar en
ciertos ámbitos. La etiqueta menciona un cierto modo de comportamiento social
según normas convencionales.
Utilizar traje y corbata
en las ocasiones solemnes, ser hospitalario con un invitado, masticar con la
boca cerrada, no decir groserías en una reunión social, respetar los horarios
con puntualidad y agradecer los regalos que se reciben forma parte de la
etiqueta.
·Protocolo
Se puede definir como el
conjunto de normas y disposiciones legales vigentes que, junto a los usos,
costumbres y tradiciones de los pueblos, rige la celebración de los actos
oficiales y, en otros muchos casos, la celebración de actos de carácter privado
que toman como referencia todas estas disposiciones, usos, tradiciones y
costumbres.
·Tradición:
Es el conjunto de patrones
culturales de una o varias generaciones heredados de las anteriores y,
usualmente por estimarlos valiosos, trasmitido a las siguientes. Se llama
también tradición a cualquiera de estos patrones. El cambio social altera el
conjunto de elementos que forman parte de la tradición.
Se considera tradicionales
a los valores, creencias, costumbres y formas de expresión artística
característicos de una comunidad, en especial a aquellos que se transmiten por
vía oral. Lo tradicional coincide así, en gran medida, con la cultura y el
folclor, o «sabiduría popular».
La elaboración de un
manual de funciones consta de siete pasos:
