LA COMUNICACIÓN
La comunicación es un proceso por el que los individuos interaccionan entre
sí, mediante símbolos que representan información, ideas, actitudes y emociones
con el fin de influirse mutuamente.
Hoy está teóricamente asumido que la comunicación es una actividad
consustancial a la vida de la organización, es "la red que se teje entre
los elementos de una organización y que brinda su característica esencial.
. El emisor: Elemento que genera la información y dirige todo su
proceso.
· El
canal: por donde discurre la información.
· El
código usado para la transmisión: palabras o expresiones corporales
comprendidas inicialmente de la misma manera por todos los usuarios.
El receptor: Elemento que recibe la información e intenta comprender su
significado.
Comunicación efectiva
Se puede
considerar que una comunicación es efectiva cuando existe coherencia entre el
lenguaje corporal y el verbal escogiendo el momento, las palabras y la actitud
apropiada.
El mensaje
que se desea comunicar ha de llegar a la persona o grupos considerados
apropiados para recibirlos y seguidamente se produzca el cambio de conducta
esperado en el receptor.
La
comunicación facilita la especialización, diferenciación y maduración del
individuo y este usa su sistema comunicativo para:
· Recibir y
transmitir mensajes y obtener información.
· Operar con la
información existente a fin de deducir nuevas conclusiones que no habían sido
directamente percibidas, y para reconstruir y anticipar hechos futuros.
· Iniciar y
modificar procesos fisiológicos dentro de su cuerpo.
· Influir y dirigir a otras personas y acontecimientos
externos.
Los principales requisitos de la comunicación efectiva
son los siguientes:
• Claridad: La
comunicación debe ser clara, para ello el lenguaje en que se exprese y la
manera de transmitirla, deben ser accesibles para quien va dirigida.
• Integridad: La comunicación debe servir como lazo
integrador entre los miembros de la empresa, para lograr el mantenimiento de la
cooperación necesaria para la realización de objetivos.
• Aprovechamiento de la organización
informal: La comunicación
es más efectiva cuando la administración utiliza la organización informal para
suplir canales de información formal.
• Equilibrio: Todo plan de acción administrativo debe
acompañarse del plan de comunicación para quienes resulten afectados.
• Moderación: La
comunicación ha de ser la estrictamente necesaria y lo más concisa posible, ya
que el exceso de información puede ocasionar burocracia e ineficiencia.
• Difusión: Preferentemente
toda la comunicación formal de la empresa debe efectuarse por escrito y pasar
solo a través de los canales estrictamente necesarios, evitando papeleo
innecesario.
• Evaluación: Los
sistemas y canales de comunicación deben revisarse y perfeccionarse
periódicamente.
Barreras de la comunicación.
La
comunicación en ocasiones resulta algo dificultosa que se lleve a cabo, debido
a que existen inconvenientes que hacen que esta no llegue a ser totalmente
eficaz, las principales barreras son las siguientes:
o Psicológicas: Emociones.
o Valores.
o Hábitos de conducta.
o Percepciones.
o Físicas: Ruidos.
o Semántica: Símbolos (palabras,
imágenes, acciones) con distintos significados.
o Otros: Interrumpir.
o Cambiar de tema.
o No escuchar.
o Interpretaciones
o Responder a una pregunta
con otra pregunta.
o Rotulaciones.
Clasificación general
Existen varias clasificaciones de la comunicación, las cuales se citan
posteriormente.
La comunicación se clasifica en directa o indirecta, interpersonal o
colectiva.
o Es directa cuando
se efectúa sin intermediario de un emisor a un receptor, un dialogo, un
conferencista en el auditorio, etc.
o Es indirecta cuando
se dan contactos inmediatos entre emisor y receptor y se interpone un
intermediario; un documento, un escrito, un casete, etc.
En la comunicación humana distinguimos varias modalidades en función de la
cantidad de personas que intervienen en el acto comunicacional. Así hablaremos
de:
• Comunicación intrapersonal: cuando se trata de una comunicación del hombre con sí
mismo.
• Comunicación
interpersonal: Cuando nos referimos a una comunicación
dentro de un grupo.
• Comunicación intergrupal: cuando se establece
entre dos o más grupos.
Existen diferentes razones por las que podemos clasificar los diversos
tipos de comunicación, estos son los siguientes:
• Por razón de los
canales que sigue la comunicación y su contenido se puede dividir en:
Formal: Se origina en la estructura formal
de la organización y fluye a través de los canales organizacionales. Lleva un
contenido querido y ordenado por la empresa. (Correspondencia, instructivos,
manuales, etc.).
Informal: Surge de los grupos informales
de la organización y no sigue los canales formales aunque se puede referir a la
organización, este tipo de organización es de gran importancia, ya que por su
característica puede llegar a influir más que la comunicación formal.
(Comentarios, chismes, rumores, opiniones, etc.)
• Por
razón del receptor pueden ser:
Individual: Cuando va dirigida a una
persona en concreto.
Genérica: Cuando va dirigida a un grupo
sin precisar nombres de personas.
• Por
razón de la obligatoriedad que se espera en la respuesta:
Imperativa: Exige una respuesta precisa.
Exhortativa: Espera una acción sin imponerla
obligatoriamente.
Informativa: Simplemente comunica algo, sin
señalar nada que se espere, al menos en un plazo inmediato.
Comunicación organizacional interna
La
comunicación organizacional es aquella que instauran las instituciones y forman
parte de su cultura o de sus normas. En las empresas existe la comunicación
formal e informal.
- LA
COMUNICACIÓN FORMAL: Es aquella donde
los mensajes siguen los caminos oficiales dictados por la jerarquía y
especificados en el organigrama de la organización. Por regla general,
estos mensajes fluyen de manera descendente, ascendente u horizontal.
• LA COMUNICACIÓN DESCENDENTE: (De la dirección o gerencia hacia el
personal) Sirve para enviar los mensajes de
los superiores a los subordinados; uno de los propósitos mas comunes de estos
comunicados es proporcionar las instrucciones suficientes y especificas de
trabajo: “quien, debe hacer que, cuando, como, donde, y por que”.
• LA COMUNICACIÓN ASCENDENTE: Es la que va del
subordinado a hacia los superiores. El principal beneficio de esta comunicación
es ser el canal por el cual la administración conoce las opiniones de los
subordinados, lo cual permite tener información del clima organizacional en
esos ámbitos.
• LA COMUNICACIÓN HORIZONTAL: Se desarrolla
entre personas del mismo nivel jerárquico. La mayoría de los mensajes
horizontales tienen como objetivo la integración y la coordinación del personal
de un mismo nivel.
COMUNICACIÓN
INFORMAL: Es la comunicación en donde el mensaje circula entre
los integrantes de la empresa sin conocer con precisión el origen de éste, y
sin seguir canales establecidos formalmente por la empresa.
La
comunicación informal puede beneficiar o perjudicar a las empresas, según como
se emplee.
De forma
positiva, ayuda a la
cohesión del grupo y a dar retroinformación sobre diferentes aspectos del
trabajo realizado. Este tipo de comunicación aporta incuestionables beneficios
a las personas implicadas en ellas y son útiles a la organización.
De forma
negativa, el rumor o
chisme, es un distorsionador de la productividad y no ayuda, solo demora y
perjudica a las personas y a la organización
Niveles de comunicación
Existen diversos niveles de comunicación dependiendo del sentido de esta y
su grado de manifestarse directamente:
• Nivel uno: La
comunicación más directa y más eficaz, se produce en situaciones en las que las
personas se encuentran cara a cara en una comunicación de doble sentido. Aquí
los símbolos verbales y no verbales son claros para ambas partes y posibilita
la retroinformación instantánea.
• Nivel dos: Aquí la
comunicación es de doble sentido pero no es cara a cara. Aunque es posible la
retroinformación las señales no verbales no son aparentes.
• Nivel tres: Resulta
el nivel menos eficaz de comunicación. Es en un solo sentido, y en empresas se
desarrolla por escrito, no existe retroinformación ni las señales verbales.
Diferencia entre comunicación e
información.
La
comunicación consiste en participar una idea o entendimiento común a otras
personas. Abarca todo tipo de comportamiento que implique un intercambio. El
proceso de comunicación es el que propicia las relaciones entre los integrantes
de la organización, a través del mismo se emite y recibe información, modelos
de conducta, formas de pensar y necesidades de los integrantes.
Mientras que la información es la adquisición de conocimientos que permiten
ampliar o precisar lo que se poseen en una materia determinada. La información
aumenta el conocimiento, comunica novedades, etc.
De esta manera podemos decir que la información complementa la comunicación
ya que lo que se comunica es información en los mensajes, con lo que la
comunicación da un paso más en las relaciones entre los empleados ya que
provoca comportamientos mediante la creación de expectativas, entre otros.
IMPORTANCIA DE
LA COMUNICACIÓN
La comunicación es indispensable para procurar y mantener las buenas
relaciones en todos los ámbitos de nuestra vida, particularmente en la familia,
el trabajo y con las personas más cercanas a nosotros. Aún así enfrentamos
desacuerdos y discusiones sin sentido, provocando -en ocasiones- una ruptura en
las relaciones con los demás. Entender y hacerse comprender, es un arte que
facilita la convivencia y la armonía en todo lugar.
Con facilidad podemos perder de vista que la comunicación entra en el campo de los valores. Precisamente cuando hay problemas de comunicación en el trabajo, con la pareja, con los hijos o con los amigos se comienza a apreciar que una buena comunicación puede hacer la diferencia entre una vida feliz o una vida llena de problemas.
El valor de la comunicación nos ayuda a intercambiar de forma efectiva pensamientos, ideas y sentimientos con las personas que nos rodean, en un ambiente de cordialidad y buscando el enriquecimiento personal de ambas partes.
Con facilidad podemos perder de vista que la comunicación entra en el campo de los valores. Precisamente cuando hay problemas de comunicación en el trabajo, con la pareja, con los hijos o con los amigos se comienza a apreciar que una buena comunicación puede hacer la diferencia entre una vida feliz o una vida llena de problemas.
El valor de la comunicación nos ayuda a intercambiar de forma efectiva pensamientos, ideas y sentimientos con las personas que nos rodean, en un ambiente de cordialidad y buscando el enriquecimiento personal de ambas partes.
bibliografias
http://genesis.uag.mx/revistas/escholarum/articulos/negocios/organizacional.cfm
http://www.insht.es/InshtWeb/Contenidos/Documentacion/FichasTecnicas/NTP/Ficheros/601a700/ntp_685.pdf
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