ERP
Los sistemas de planificación de recursos empresariales
(ERP, por sus
siglas en inglés, enterprise resource planning) son sistemas
de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios
asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución
de una compañía en la producción de bienes o servicios.
La planificación de
recursos empresariales es un término derivado de la planificación de
recursos de manufactura (MRPII) y seguido de la planificación de
requerimientos de material (MRP); sin embargo los ERP han evolucionado hacia
modelos de suscripción por el uso del servicio (SaaS, cloud computing).
Los sistemas ERP
típicamente manejan la producción, logística, distribución, inventario,
envíos, facturas y contabilidad de la compañía de forma modular. Sin
embargo, la planificación de recursos empresariales o el software ERP pueden
intervenir en el control de muchas actividades de negocios como
ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de
administración y la administración de recursos humanos.
Los sistemas de
planificación de recursos empresariales son sistemas de gestión de información
que automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos
operativos o productivos de una empresa.
Las aplicaciones ERP
son sistemas de gestión global para la empresa. Se caracterizan por estar
compuestos por diferentes módulos. Estas partes son de diferente uso, por
ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios
tipos), gestión de proyectos, GIS, inventarios y control de almacenes,
pedidos, nóminas, etc. Lo contrario sería como considerar un simple programa de
facturación como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre
únicamente esa parte.
Los objetivos
principales de los sistemas ERP son:
· Optimización de los procesos
empresariales.
· Acceso a la información.
· Posibilidad de compartir información
entre todos los componentes de la organización.
· Eliminación de datos y operaciones
innecesarias de reingeniería.
El propósito
fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos
rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de
información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los
costos totales de operación.
Los beneficios que
puede aportar una herramienta de ERP se resumen en la resolución de los
problemas contables, mercantil o fiscal de la empresa. Asimismo, puede permitir
un mayor control del inmovilizado en el inventario permanente, conciliación
bancaria, liquidación de impuestos, etc.
Las características
que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial son que deben
ser modulares y configurables:
· Modulares. Los ERP entienden
que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran
interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus
procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnica, es que la
funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de
acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales,
finanzas, control de almacén, recursos humanos, etc.
· Configurables. Los ERP pueden
ser configurados mediante desarrollos en el código del software. Por ejemplo,
para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la
partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen
incorporar herramientas de programación de cuarta generación para el desarrollo
rápido de nuevos procesos.
Otras características destacadas de los sistemas ERP son:
· Base de datos centralizada.
· Los componentes del ERP interactúan
entre sí consolidando las operaciones.
· En un sistema ERP los datos se
capturan y deben ser consistentes, completos y comunes.
· Las empresas que lo implanten suelen
tener que modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema
ERP. Este proceso se conoce como reingeniería de procesos, aunque no
siempre es necesario.
Las soluciones ERP
en ocasiones son complejas y difíciles de implantar debido a que necesitan un
desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la configuración
inicial de la aplicación, que es común. Las personalizaciones y desarrollos
particulares para cada empresa requieren de un gran esfuerzo en tiempo, y por
consiguiente en dinero, para modelar todos los procesos de negocio de la vida
real en la aplicación.
Las metodologías de
implantación de los ERP en la empresa no siempre son todo lo simples que se
desearía, dado que entran en juego múltiples facetas.
No hay recetas
mágicas ni guiones explícitos para implantaciones exitosas; solamente trabajo
bien realizado, una correcta metodología y aspectos que deben
cuidarse antes y durante el proceso de implantación, e inclusive cuando el
sistema entra en funcionamiento. Por ello, antes, durante y después de la implantación
de un ERP es conveniente efectuar los siguientes procedimientos:
· Definición de resultados que debe de
obtener con la implantación de un ERP.
· Definición del modelo de negocio.
· Definición del modelo de gestión.
· Definición de la estrategia de
implantación.
· Evaluación de oportunidades para
software complementario al producto ERP.
· Alineamiento de la estructura y
plataformas tecnológicas.
· Análisis del cambio organizativo.
· Entrega de una visión completa de la
solución que implantar.
· Implantación del sistema.
· Controles de calidad.
· Auditoría del entorno técnico y del
entorno de desarrollo.
VENTAJAS
Una empresa que no
cuente con un sistema ERP, en función de sus necesidades, puede encontrarse con
muchas aplicaciones de software cerradas, que no se pueden personalizar, y no
se optimizan para su negocio. Diseño de ingeniería para mejorar el producto, seguimiento
del cliente desde la aceptación hasta la satisfacción completa, una compleja
administración de interdependencias de los recibos de materiales, de los
productos estructurados en el mundo real, de los cambios de la ingeniería y de
la revisión y la mejora, y la necesidad de elaborar materiales substitutos,
etc. La ventaja de tener un ERP es que todo esto, y más, está integrado.
El cambio como un
producto está hecho en los detalles de ingeniería, y es como ahora será hecho.
La efectividad de datos puede usarse para el control cuando el cambio ocurra
desde una versión anterior a la nueva, en ambos productos los datos van
encaminados hacia la efectividad y algunos van a la suspensión del mismo. Parte
del cambio puede incluir la etiqueta para identificar el número de la versión
(código de barras).
La seguridad de las
computadoras está incluida dentro del ERP, para proteger a la organización en
contra de crímenes externos, tal como el espionaje industrial y crimen interno,
tal como malversación. Una falsificación en el escenario de los datos puede
involucrar terrorismo alterando el recibo de materiales como por
ejemplo poner veneno en los productos alimenticios, u otro sabotaje. La
seguridad del ERP ayuda a prevenir el abuso.
Hay conceptos de
mercadotecnia y ventas (los que incluyen CRM o la relación administrativa con
los consumidores, back end (el trabajo interno de la compañía
para satisfacer las necesidades de los consumidores) que incluye control
de calidad, para asegurarse que no hay problemas no arreglados, en los
productos finales; cadena de abastecimiento (interacción con los proveedores y
la infraestructura). Todo esto puede ser integrado a través de la ERP, aunque
algunos sistemas tengan espacios de menos comprensibilidad y efectividad. Sin
un ERP que integre todo esto, puede ser complicado para la administración de la
manufactura.
DESVENTAJAS
Muchos de los
problemas que tienen las compañías con el ERP se deben a la inversión
inadecuada para la educación continua del personal relevante, incluyendo los
cambios de implementación y de prueba, y una falta de políticas corporativas
que afectan a cómo se obtienen los datos del ERP y como se mantienen
actualizados.
Limitaciones y
obstáculos del ERP incluyen:
· El éxito depende en las habilidades y
la experiencia de la fuerza de trabajo, incluyendo la educación y como hacer
que el sistema trabaje correctamente. Muchas compañías reducen costos
reduciendo entrenamientos. Los propietarios de pequeñas empresas están menos
capacitados, lo que significa que el manejo del sistema ERP es operado por
personal que no está capacitado para el manejo del mismo.
· Cambio de personal, las compañías
pueden emplear administradores que no están capacitados para el manejo del
sistema ERP de la compañía empleadora, proponiendo cambios en las prácticas de
los negocios que no están sincronizados con el sistema.
· La instalación del sistema ERP es muy
costosa.
· Los vendedores del ERP pueden cargar
sumas de dinero para la renovación de sus licencias anuales, que no está
relacionado con el tamaño del ERP de la compañía o sus ganancias.
· El personal de soporte técnico en
ocasiones contesta a las llamadas inapropiadas de la estructura corporativa.
· Los ERP son vistos como sistemas muy rígidos,
y difíciles de adaptarse al flujo específico de los trabajadores y el proceso
de negocios de algunas compañías, este punto se cita como una de las
principales causas de falla.
· Los sistemas pueden ser difíciles de
usarse.
· Los sistemas pueden sufrir problemas
de "cuello de botella": la ineficiencia en uno de los departamentos o
en uno de los empleados puede afectar a otros participantes.
· Muchos de los eslabones integrados
necesitan exactitud en otras aplicaciones para trabajar efectivamente. Una
compañía puede lograr estándares mínimos, y luego de un tiempo los "datos
sucios" (datos inexactos o no verificados) reducirán la confiabilidad de
algunas aplicaciones.
· Una vez que el sistema esté
establecido, los costos de los cambios son muy altos (reduciendo la
flexibilidad y las estrategias de control).
· La mala imagen de unión de la compañía
puede causar problemas en su contabilidad, la moral de sus empleados y las
líneas de responsabilidad.
· La resistencia en compartir la
información interna entre departamentos puede reducir la eficiencia del
software.
· Hay problemas frecuentes de
compatibilidad con algunos de los sistemas legales de los socios.
· Los sistemas pueden tener excesiva ingeniería
respecto a las necesidades reales del consumidor.
Glosario
Logística: (del inglés logistics) es definida por la RAE como el conjunto de medios y métodos
necesarios para llevar a cabo la organización de una empresa, o de un servicio, especialmente de distribución.1 En el ámbito empresarial existen múltiples
definiciones del término logística, que ha evolucionado desde la logística
militar hasta el concepto contemporáneo
del arte y la técnica que se ocupa de la organización de los flujos
de mercancías, energía e información.
Software: software es
una palabra que proviene del idioma inglés, pero que gracias a la masificación
de uso, ha sido aceptada por la Real Academia Española. Según la RAE,
el software es un conjunto de programas, instrucciones y reglas
informáticas que permiten ejecutar distintas tareas en una computadora.
Se considera que el software
es el equipamiento lógico e intangible de un ordenador. En otras
palabras, el concepto de software abarca a todas las aplicaciones informáticas,
como los procesadores de textos, las planillas de cálculo y los editores de
imágenes.
Implantación: Establecimiento de algo nuevo en un lugar, generalmente que ya existía o funcionaba con continuidad en otro sitio o en otro tiempo.
Modulares: Entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se
encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a
partir de sus procesos.
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